Системата за коментиране на Microsoft Word е доста полезно допълнение към програмата. Можете да го използвате, за да следите нещата, които трябва да бъдат направени, да добавите справка или допълнителна информация или да подготвите документа, преди да бъде предаден на друг редактор или член на екипа.
Въпреки че коментарите са полезни по време на процеса на редактиране, те не трябва да се включват, когато разпространявате документа на Word. Клиентите или издателите на книги например не изискват тези коментари обикновено и оставянето им в документа може да ви накара да изглеждате непрофесионално. Най-малкото може да се наложи да премахнете коментарите и да изпратите отново или да публикувате документа Word след това.
Ако за първи път използвате коментари в Word, може да изгубите, когато става въпрос за запазване на документ без тях.
Това ръководство ви превежда през стъпките на премахване на коментари и други метаданни от документи, преди да ги разпространите.
Word се доставя с инструмент, наречен Document Inspector, който можете да използвате за премахване на нежелани данни от Word документи. Инструментът може да почисти следното съдържание:
- Коментари, ревизии и версии.
- Свойства на документа и лична информация.
- Добавки за панел със задачи
- Вградени документи.
- Макроси, форми и ActiveX контроли.
- Анотации с мастило.
- Свити рубрики.
- Заглавки, долни колонтитули и водни знаци.
- Невидимо съдържание.
- Скрит текст.
Изберете Файл> Проверете документа, за да започнете. Трябва да кликнете върху връзката „провери за проблеми“ до „Оглед на документа“ и от контекстното меню изберете опцията „Проверка на документ“.
Това стартира прозореца Document Inspector. Съдържанието, за което инструментът може да провери активния документ, е посочено на тази страница.
Можете да изберете всички или само някои от различните типове съдържание. Обърнете внимание, че стигате до екрана за преглед, преди да бъде премахнато нещо от документа.
Изберете бутона за проверка, след като сте направили избора на тази страница.
Инспекцията не трябва да отнема твърде много време. Времето зависи от размера на документа, избора и съдържанието на документа.
Инспекторът по документи показва своите констатации след сканирането. Тя подчертава съдържанието, което е намерило, и изброява допълнителна информация за него.
Натиснете бутона „премахване на всички“ до съдържанието, което искате да бъде премахнато от документа. Можете да разгледате документа отново, или натиснете бутона за затваряне, за да завършите процеса.
След като сте готови, можете да запишете обработения документ в локалната система, да го отпечатате или да го споделите.
